Ah, se o dia tivesse 30 horas!

por Daiane Schmitt

Acorda cedo, arruma o café, come alguma coisinha e sai para o trabalho. Chegando lá, vê a agenda lotada de reuniões e compromissos inadiáveis. Aquele projeto que deveria ser entregue hoje vai ficar para não sei quando... Para completar, no fim do dia, quando todo mundo está pronto para ir embora, o dono da empresa resolve chamar para uma das suas conversas de última hora. Lá se vão mais duas horas depois do expediente. Chega em casa e, como não deu tempo de terminar o bendito projeto, no lugar de ficar com a família ou praticar esportes, tem de terminar o que não foi finalizado durante o dia. E lá se vão horas preciosas de sono...

Um dia assim até vai, mas imagina uma vida inteira sem tempo para nada. Que cansaço... Quem nunca teve aquela vontadezinha de pedir para o dia ter 30 horas, seja para poder dormir um pouco mais, dar mais atenção à esposa ou ao marido ou fazer aquela aula de ginástica adiada há meses? Como dizia Cazuza, “o tempo não para”, e a impressão que se tem é de que ele está passando cada vez mais rápido diante dos nossos olhos.

Mas qual é o segredo de quem faz muito, tem uma carreira repleta de bons resultados e ainda consegue ter tempo para estudar, praticar esportes, ler, divertir-se e dar atenção a quem ama? Planejamento. O problema é que, embora seja simples, fazer um planejamento adequado e colocá-lo em prática demanda certo esforço. Mas tenha certeza de que é um esforço bem menor que ficar apagando incêndios a todo o momento, sem realmente realizar algo importante para sua vida e para a empresa em que trabalha.

Fernando Lopes, gerente de sistema de e-commerce, é um exemplo de que planejamento e organização podem realmente fazer diferença. Há alguns meses, ele estava com sérios problemas porque não conseguia separar a vida pessoal da profissional. “Eu ficava muito tempo no escritório, chegava em casa às 22, 23 horas e sempre com a sensação de não ter terminado o que tinha para fazer. Às vezes, acontecia de eu ficar de três a quatro dias sem ver minha filha de 4 anos. Eu recebia cobranças da minha esposa, que dizia que eu só ficava no trabalho, e esse problema pessoal acabava impactando minha vida profissional. Aí, eu cheguei à conclusão de que precisava fazer alguma coisa para mudar essa realidade”, relata.

Christian Barbosa, o maior especialista em gestão do tempo e produtividade no Brasil e diretor-executivo da Triad PS, acredita que primeiro é necessário se conscientizar de que existem alguns vilões que atrapalham o gerenciamento do tempo e que, com algumas técnicas, é possível reverter essa situação. “É uma ciência. Você está doente, vai ao médico e começa uma mudança na sua forma de atuar em relação ao problema, procura um método e vê como consegue se adaptar a isso”, destaca.

Segundo ele, os vilões da falta de tempo são:

·       Excesso de e-mails.

·       Reuniões pouco objetivas e muito frequentes.

·       Senso de urgência (tudo é para a última hora e não existe uma mente de antecipação).

·       Falta de método de trabalho (as pessoas não têm uma técnica de produtividade para evoluir no trabalho).

Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey Brasil, empresa líder global em treinamentos de eficácia e produtividade, afirma que as pessoas não conseguem gerenciar o tempo devido à falta de planejamento pessoal. E não o fazem porque não têm tempo. “Acaba se tornando um círculo vicioso. O desafio é que as pessoas dediquem um tempo diária e semanalmente para que possam se planejar e, dessa maneira, tenham mais tempo para realizar as coisas que mais importam para elas”, diz.

Foi isso o que Fernando Lopes começou a fazer para ter uma mudança no gerenciamento da vida dele. “Primeiro, é preciso identificar o que é realmente importante. Eu gastava muito tempo com coisas que não traziam benefício. Outra situação é a organização das reuniões. Eu participava de muitas reuniões que não tinham hora para começar nem para acabar, além de não possuírem uma pauta definida”, destaca.

Para gerenciar bem o tempo, Lopes começou a organizar melhor as reuniões que marcava: “Passei a convocar as reuniões avisando qual seria o tema, o que discutiríamos e o tempo para começar e terminar. Se não acabávamos o assunto no tempo previsto, fechávamos a reunião e marcávamos para outro dia”. No fim das contas, ele acabou influenciando os outros profissionais da empresa em que trabalhava, que também passaram a organizar melhor suas reuniões.

Além disso, Lopes começou a planejar seu dia e o de seus liderados, considerando que existem apenas seis horas úteis, e não oito. “O telefone vai tocar, eles vão sair para fumar ou tomar um café. Não há como pensar no dia com oito horas. Passei a organizar a minha semana e a dos meus colaboradores considerando isso. Quando a gente não sabia muito bem como seria o andamento de alguma tarefa, deixávamos um tempo a mais para o imprevisto. Antes, a gente finalizava a semana com 60% de tudo o que era programado. Agora, fechamos com 90%, 95%”, comenta, empolgado.

Toda essa mudança refletiu diretamente no relacionamento de Lopes com sua família. “O melhor benefício foi conviver com minha esposa e filha sem cobranças. Não só durante a semana, mas no fim dela eu tenho o foco na família. Agora eu pergunto: ‘O que a gente vai fazer nesse fim de semana?’. Minha filha diz que quer ir ao parque e eu reservo um tempo para isso. Se minha esposa diz que deseja ir ao teatro, ao cinema, é a mesma coisa. Independentemente de ser grande ou pequeno, agora é um tempo com qualidade. Antes, eu ficava em casa com o computador no colo. Estava ao lado delas, mas ficava trabalhando”, conta.

Lopes conseguiu equilibrar vida pessoal e profissional e os resultados dessa organização foram os melhores possíveis, tanto que chegou a mudar de emprego por ter se tornado um profissional melhor e mais competente. Há uma música de Renato Russo que diz que “disciplina é liberdade” e, segundo Paulo Kretly, essa é uma grande verdade, já que, quanto mais disciplinado é o profissional, mais tempo ele tem para fazer as coisas que realmente importam, ou seja, possui mais liberdade para tempo pessoal.

Veja agora algumas dicas para gerenciar melhor seu tempo, de acordo com as informações dos especialistas Christian Barbosa, Paulo Kretly e Rachel Vieira, consultora de planejamento de carreira da Ricardo Xavier Recursos Humanos:

Tenha um planejador pessoal

Em outras palavras, uma agenda. “É impossível administrar o tempo com base na memória. Por isso, é preciso escolher uma ferramenta que seja um local centralizado para armazenar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. E a escolha dela se baseia no estilo pessoal de cada um. Não existe uma melhor ou pior”, destaca Christian Barbosa. Existem softwares especializados para ajudar os profissionais a organizarem o tempo. Mas, se você é muito ligado à internet, pode usar alguns sites que oferecem agendas para se organizar, como: www.neotriad.com, www.basecamphq.com, www.planplusonline.com e www.franklincovey.com.br. Se você gosta de carregar seu planejador aonde for, prefira um caderno ou uma agenda física mesmo.

Planeje sua semana

No domingo, antes de ir dormir, analise sua agenda da semana e pense em tudo o que precisa fazer. “Primeiro, olhe para seus objetivos, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana. Depois, pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas – se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda. Agora, adicione as atividades cotidianas que deve fazer, pensando na duração de cada uma delas”, ensina Christian Barbosa.

Priorize o seu dia

Além de organizar sua semana, Rachel Vieira sugere que você passe a ter o hábito de se planejar e priorizar diariamente o que deve ser feito. Para Christian Barbosa, o ideal é criar uma ordem numérica do que precisa ser realizado primeiro. Dessa forma, as coisas mais importantes não deixarão de ser efetuadas. Ele também lembra a importância de revisar o dia anterior na agenda para ver o que ficou pendente e que deve ser reagendado. Paulo Kretly também sugere que seja feita uma lista de prioridades: “O conselho é que ela não seja longa, mas de no máximo sete itens, ou seja, realista. Isso porque, se for muito grande, você acabará não realizando e ficará com um sentimento de frustração e impotência, o que o estressará mais ainda”.

Deixe tempo para o imprevisto

Christian Barbosa sugere que as pessoas deixem de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências, conferindo se existem horas suficientes e de sobra para cumprir tudo o que foi planejado, sem acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas: “Quanto mais você se planejar, menos urgências terá no seu dia e as situações fora da programação serão pouco frequentes”.

Conscientize seu ambiente de trabalho

Assim como o profissional Fernando Lopes acabou influenciando a empresa dele quanto às reuniões pouco focadas, procure conversar em seu escritório sobre a adoção de estratégias de produtividade. “Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva, que transforma o escritório em um ambiente mais eficiente”, destaca Christian Barbosa.

Tarefas grandes ou complexas devem ser reduzidas

Para evitar a procrastinação, ou seja, deixar uma tarefa sempre para depois, Christian Barbosa sugere que as atividades grandes sejam divididas em subtarefas menores, o que aumenta o comprometimento. “Evite ultrapassar três horas de duração para tarefas menores e mantenha-as bem específicas e detalhadas”, aconselha.

Diga “não” quando for necessário

Quem aceita fazer tudo o que pedem provavelmente não consegue terminar o que planejou, já que terá prioridades de terceiros na sua lista. “Logicamente, dizer ‘não’ para o chefe é uma responsabilidade muito grande e, na verdade, pode ser um tiro no pé. Mas existem maneiras gentis de dizer para o líder que você está fazendo outra coisa importante no momento e deixar que ele escolha o que é prioridade. Você pode perguntar: ‘Agora, estou fazendo isso, o que você acha mais importante que eu realize, o que me pede ou o que estou fazendo neste momento?’. Com certeza, ele vai entender que você não pode realizar as duas coisas ao mesmo tempo e escolherá o que é prioridade”, aconselha Paulo Kretly.

Líderes que ajudam

Cada profissional deve se conscientizar de que precisa se organizar e planejar seu tempo. Mas o líder de equipe especialmente, além de dar o exemplo, precisa incentivar e facilitar que seus liderados consigam se planejar também. Alex Nascente, gerente comercial da Revistaria e Livraria Nascente, de Cachoeira do Sul, RS, resolveu adotar um sistema na empresa em que atua para ajudar seus funcionários a se organizarem melhor.

Em 2003, a companhia aderiu ao Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade (PGQP), que faz parte de uma ação do governo federal criada na década de 90 para auxiliar na aplicação permanente de técnicas e ferramentas de qualidade nas organizações (www.portalqualidade.com). No programa, as empresas recebem treinamentos em vários assuntos, como lidar com pessoas, gestão do tempo, resultado operacional, organização (por meio do programa 5S) e o método 5W2H (para que todos saibam o porquê de estarem fazendo alguma coisa e qual resultado devem alcançar com aquilo).

Segundo Alex, todos os vetores trabalhados no PGQP ajudam os colaboradores a se organizarem melhor: “Ensinamos que o dia tem 24 horas para todo mundo e cabe a nós dominar o que faremos nesse tempo”. Ele explica que, na revistaria, cada funcionário tem um plano de ação para o seu dia, feito sempre com o acompanhamento de um gerente operacional, o qual nada mais é que parte do planejamento estratégico da empresa, que é revisto a cada três meses. As atividades que toda pessoa realiza na organização são divididas em uma pirâmide:

·       Urgentes ou primordiais (base) –Sempre deixamos espaço na agenda para as urgências, que sempre vão acontecer, são muito estressantes e geralmente causadoras de problemas se não forem resolvidas na hora.

·       Importantes ou impactantes (meio) –Geralmente é o que causa mais resultado de impacto para a organização, por isso sempre deve estar no plano de ação do dia.

·       Necessárias, mas não impactantes (topo) –É o que pode ficar para o fim do dia ou até para o dia seguinte se for preciso.

Além da pirâmide, a empresa também ensina quais são os principais ladrões do tempo (e-mail, MSN, Orkut, Twitter, intranet – que foi modificada para não fazer os funcionários perderem o foco) e auxilia os colaboradores a trabalharem com objetivo e constância dos resultados. Com isso, segundo Alex Nascente, o ambiente da empresa melhorou muito e a equipe se dá bem melhor: “Montou-se um cronograma de trabalho, que está todo interligado, e isso impactou na atitude das pessoas e no resultado da empresa. Com o programa, aumentamos 31% a nossa produtividade e 50% a satisfação do cliente”.

Outra empresa que procura ajudar os colaboradores a organizarem o tempo é a Paraná Clínicas. Luciana Piva, superintendente de pessoas e processos de gestão da companhia, explica que a organização tem um treinamento que se chama Estilo Paraná Clínicas de Servir, que foca a melhoria do atendimento para o cliente. “Um dos itens que a gente trabalha é dar uma solução rápida ao cliente. Só que, para oferecer isso, nossos colaboradores precisam se organizar para otimizar o tempo deles e do cliente”, comenta Luciana.

Para isso, a sugestão da empresa é que o funcionário conheça todas as rotinas dela, tenha competência pessoal (sabendo os objetivos da empresa e se desenvolvendo como indivíduo para otimizar seu tempo e dar um retorno mais rápido) e utilize todas as ferramentas disponibilizadas para facilitar a organização. “Por exemplo, nós possuímos um sistema em que estão todas as rotinas da empresa, com informações de como funcionam as coisas, como é o trabalho. Temos um sistema de bate-papo interno que ajuda as pessoas a se comunicarem sem terem que ligar e interromper o que as outras estão fazendo. Além disso, usamos um software livre (Expresso Livre), que permite ao colaborador se organizar melhor”, comenta Luciana.

Por Daiane Schmitt

Segundo ela, depois que a empresa passou a adotar esse treinamento, a satisfação dos clientes diante dos serviços prestados na companhia aumentou. “Nosso atendimento já era considerado bom, mas antes 30% dos entrevistados se diziam muito satisfeitos, agora 50% deles estão muito satisfeitos”, destaca Luciana, que complementa: “Temos um dia a dia cada vez mais complexo e cheio de atividades. Alguém que não sabe controlar seu tempo fica à mercê do que vai acontecer e dificilmente atinge suas metas e planos a longo prazo”.

           

Paulo Kretly sugere que os líderes sempre incentivem seus colaboradores a se planejarem: “Semanalmente, eu me reúno com meus gerentes e quero saber quais são as três coisas mais importantes que eles vão realizar naquela semana. Eles já sabem que eu vou perguntar isso e chegam preparados. Na semana seguinte, eu faço a mesma pergunta só que também quero saber como foi cada uma das realizações anteriores”. Segundo ele, isso faz com que os gerentes foquem seus esforços nas coisas mais importantes para a organização, fazendo um planejamento constante, sem atirar para todos os lados.

Uma das melhores maneiras de ser um líder que ajuda a equipe a se organizar é dar o exemplo. “Líderes urgentes criam equipes urgentes, ou seja, eles precisam parar um pouco para analisar isso. Se possuírem um ritmo acelerado e estiverem muito malucos com suas prioridades, com certeza terão problemas com suas equipes”, comenta Christian Barbosa. Além disso, ele ressalta que é muito comum quando os próprios líderes atrapalham a gestão do tempo de seus liderados, sobrecarregando-os de trabalho.

Para que isso não aconteça, o especialista aconselha que o líder peça feedback sobre suas ações para seus colaboradores. Assim, ele vai saber se está sobrecarregando-os e conseguirá analisar se precisa reduzir a ansiedade e a necessidade de urgência.

Para Rachel Vieira, o verdadeiro líder é aquele em quem o grupo se espelha, que serve como referência e age de forma congruente com suas palavras: “Ele deve possuir a capacidade de se colocar no lugar de seu pessoal e não se limitar a regras do tipo ‘receita pronta’, pois as pessoas são diferentes e têm fatores comportamentais que podem facilitar ou dificultar o andamento de um método”.

Zona de conforto x Gerenciamento do tempo

“Todo dia ela faz tudo sempre igual. Me sacode às seis horas da manhã. Me sorri um sorriso pontual e me beija com a boca de hortelã...”

Na música Cotidiano, de Chico Buarque, vemos o exemplo de uma pessoa que é muito organizada em seus afazeres. Tem hora para tudo e cumpre as tarefas com apreço, no tempo devido. Dá até para dizer que ela consegue fazer um bom gerenciamento do tempo, coisa que é muito almejada pelos profissionais hoje em dia. Mas, olhando para seu “cotidiano”, será que ela não está na famosa zona de conforto? Será que, na realidade, não estamos buscando entrar numa zona de conforto ao querermos gerenciar melhor nosso tempo?

O especialista Paulo Kretly acredita que quem trabalha de maneira organizada não está na zona de conforto: “Pelo contrário, está constantemente realizando o que há de melhor, o que há de mais prioridade no dia. A pessoa que não se organiza é que acaba fazendo somente as coisas que são mais familiares para ela”. Em outras palavras, o desorganizado só faz o que é fácil e o organizado é capaz de realizar tanto o que é prazeroso quanto o que é chato, porque ele sabe o que precisa ser feito e, dessa forma, atinge o sucesso.

Segundo Kretly, é claro que a zona de conforto nos deixa muito menos estressados e nos dá mais segurança: “Na realidade, o ser humano busca planejamento, que é uma antecipação dos acontecimentos, ou seja, ele mentaliza o que vai acontecer durante o dia e, ao ocorrer, estará seguro para fazer. Essa é a grande diferença entre a pessoa que planeja e a que não planeja. A que não planeja vive de sobressaltos: ‘E, agora, o que vou fazer?’. Isso é muito bonito para um jovem de 20, 25, 30 anos. Mas quanto tempo ele vai aguentar com essa agitação, esse estresse? Talvez, ao chegar aos 45, 50 anos, ele já nem tenha mais capacidade de trabalho, de tanto estresse e dificuldade devido a esses 20 primeiros anos de pressão”.

Para Christian Barbosa, todo mundo busca essa questão interior de estar em paz, de estar bem consigo mesmo. Mas ele adverte que a pessoa organizada está numa “zona de conforto desconfortável”, sempre procurando melhorar um pouquinho. “Acho que esse é o objetivo. A gestão de tempo ajuda você a acomodar melhor suas necessidades e demandas para evoluir na direção daquilo que deseja”, finaliza.

Quem procura gerenciar o tempo é disciplinado e tem foco para realizar muito bem seus objetivos profissionais e pessoais, tanto a longo quanto a curto prazo.

Preciso mesmo dessa reunião?

Existem líderes que realizam reuniões por qualquer motivo. E o pior é que esses encontros são longos e sem foco definido – o que faz com que a conversa pareça nunca ter fim. Como o excesso de reuniões é uma das principais reclamações dos profissionais em relação à administração do tempo, retiramos do livro Quem roubou o meu tempo, de Ernesto Berg, algumas dicas para que você, líder, pense bem antes de marcar uma reunião com seus colaboradores.

Quando não fazer uma reunião:

·       Se existir outra forma mais rápida ou adequada de resolver o assunto, como e-mail, telefone, conversa informal, memorando, etc.

·       Quando não estarão presentes as pessoas que têm poder de decisão sobre os assuntos discutidos.

·       Se, por escassez de dados e informações ou falta de tempo, o grupo não se preparou adequadamente para a reunião.

·       Quando o assunto é trivial e não compensa perder tempo com ele.

·       Se é sabido, de antemão, que existem posições irredutíveis ou irreconciliáveis que podem gerar impasses ou agressividade entre os participantes.

·       Quando as decisões já foram tomadas sem que o grupo saiba. Isso apenas demonstrará autoritarismo ou manipulação por parte de quem convocou o encontro.

Orientações para uma reunião eficiente:

·       Defina com clareza os objetivos da reunião. Antes mesmo de iniciá-la, pergunte-se: “No fim dessa reunião, que resultados palpáveis espero ter atingido?”. Não comece a reunião antes de ter as respostas; caso contrário, ela corre risco de ter seu conteúdo esvaziado.

·       Verifique o local adequado e a disponibilidade de sala.

·       Envie previamente o convite da reunião.

·       Especifique data, local e horário de início e fim.

·       Identifique quem serão os participantes.

·       Relacione os assuntos na sequência em que serão discutidos.

·       Convoque só as pessoas diretamente envolvidas nos temas a serem abordados (não coloque na sala “ouvintes” ou “observadores” que nada têm a fazer na reunião).

·       Comece na hora para não punir os pontuais e premiar os atrasados.

·       Deixe um aviso para não interromperem a reunião ou coloque uma placa com o dizer: “Reunião em andamento. Favor não interromper”.

·       Solicite a todos que desliguem o celular e evitem sair da reunião, visando otimizar o tempo e obter o máximo de produtividade.